FLISA-Bau Betriebs-Dashboard

Was die Seite kann

Angebote schreiben mit eigenem Fliesenrechner und eigenem Leistungskatalog — Material- und Lohnsätze werden einmal gepflegt, der Preis rechnet sich daraus. Das fertige Angebot entsteht als PDF im Briefbogen des Betriebs.
Rechnungen mit kumulierten Abschlägen und einer Schlussrechnung, die die bereits gestellten Beträge korrekt absetzt. Zahlungserinnerung und Mahnung gehören dazu.
E-Rechnung erzeugen und lesen — die Rechnung entsteht als ZUGFeRD-PDF, in dem die Rechnungsdaten unsichtbar mitreisen, wahlweise auch als XRechnung. Eingehende E-Rechnungen werden ebenfalls gelesen.
Ausschreibungen als GAEB-Datei einlesen, im Editor bepreisen und im selben Format zurückgeben — der Weg, über den öffentliche und gewerbliche Auftraggeber Leistungsverzeichnisse austauschen.
Händler-Angebote und Lieferscheine per PDF oder Foto erfassen — die Positionen werden ausgelesen und über die Artikelnummer an die passende Angebotsposition gebunden, der Einkaufspreis wird als Vorschlag angeboten.
Text aus bestehenden Angeboten übernehmen — Leistungstexte wandern in den eigenen Katalog, statt bei jedem Angebot neu geschrieben zu werden.
Foto-Portal für den Kunden — der Kunde bekommt einen Link oder einen QR-Code und lädt vom Handy hoch, ohne App und ohne Anmeldung. Jedes Bild wird umgerechnet, verkleinert und von Standort- und Kameradaten befreit.
Baustellenfotos vom eigenen Handy — Kamera-Ansicht, Zuordnung zu Baustelle und Bereich wie Bad, Keller oder Eingang, Galerie im Dashboard.
Anbindung an einen KI-Telefonassistenten — jedes Gespräch erscheint als Karte, offene Rückrufwünsche stehen als eigene Spur über dem Aufgabenboard und lassen sich mit einem Knopf in eine Aufgabe überführen. Die Rufnummer des Anrufers wird gegen den Kundenstamm abgeglichen, dazu eine Kostenübersicht je Monat zum Nachrechnen.
Instagram-Beiträge aus Baustellenfotos erzeugen — Bildfolgen im Auftritt des Betriebs, mit Text, gewähltem Bildausschnitt und Schlussbild, fertig zum Veröffentlichen.
E-Mail-Versand von Angebot, Rechnung, Mahnung und freier Nachricht über das eigene Postfach des Betriebs — die Zugangsdaten liegen geschützt im System.
Wissensdatenbank für die eigenen Unterlagen — Dokumente durchsuchen und Antworten erhalten, zu denen die Quelle mitgeliefert wird.
Ein Aufgabenboard, das mit dem übrigen System verbunden ist statt danebenzustehen — an einer Karte hängt das, worum es geht — ein Angebot, ein Anruf, ein Lieferschein, eine Eingangsrechnung, ein Foto oder der ganze Vorgang, jeweils mit Sprung dorthin.
Die Spalte bewegt den Vorgang mit. Eine Karte nach rechts zu ziehen setzt den Status des Vorgangs weiter — vom Aufmaß über das Angebot bis zur Schlussrechnung. Wird der Status an anderer Stelle geändert, wandert die Karte von selbst mit, und ein schlussgerechneter Vorgang räumt seine Karte ins Archiv. Nichts wird zweimal gepflegt.
Kundenwiedervorlage, Aufmaß und Arbeitszettel für die Kolonne, dazu ein Handbuch mit kurzen Erklärvideos und ein Feedback-Bereich, über den der Betrieb Wünsche direkt meldet und die Antwort im eigenen Dashboard liest.
Neue Funktionen richten sich beim Aktualisieren selbst ein — der Betrieb muss nichts von Hand nachtragen.

Ein Handwerksbetrieb dieser Größe fällt zwischen die Stühle — die kleinen Programme können kein GAEB und keine Abschlagsrechnung, die großen Bauprogramme kosten pro Arbeitsplatz und wollen bedient werden wie eine Buchhaltung. Gebraucht war beides gleichzeitig — eine Ausschreibung als GAEB-Datei einlesen, bepreisen und im geforderten Format an den Auftraggeber zurückgeben, und daneben ein Handy, mit dem auf der Baustelle ein Foto entsteht, ohne sich anzumelden. Schwierig war weniger die einzelne Funktion als die Verkettung — ein Preis muss aus den eigenen Stammdaten kommen und nicht aus einer fremden Tabelle, eine Schlussrechnung muss die bereits gestellten Abschläge korrekt absetzen, und und eine Rechnung muss seit der E-Rechnungspflicht in einer Form herausgehen, die der Empfänger automatisch einlesen kann, ohne dass jemand ein zweites Programm dafür öffnet. Dazu die Erfahrung aus dem Alltag, dass Anrufe verlorengehen, während man kniend Fliesen schneidet — daraus wurde die Anbindung an den KI-Telefonassistenten.